5 Langkah Rahasia Manajemen Waktu Sukses!

Bagi seorang suami, baik saya atau Anda, mengelola waktu dengan baik sudah menjadi suatu kewajiban utama. Karena bukan hanya mengelola waktu untuk dirinya sendiri, tapi juga mengelola waktu seluruh anggota keluarganya.

Agar seorang suami bisa mengelola waktu dengan efisien dan efektif, berikut 5 buah langkah manajemen waktu yang diadopsi dari praktek terbaik manajemen proyek. Yang tentunya sudah disesuaikan dengan kebutuhan sang suami.

Kata orang bule waktu adalah uang. Kata orang Arab waktu lebih berharga daripada emas. Ya, waktu adalah kehidupan.

Waktu adalah kehidupan.

Catatan: langkah-langkah ini untuk manajemen waktu harian. Untuk manajemen waktu mingguan, bulanan, semesteran, tahunan, dan seterusnya bisa mengambil analogi dari manajemen waktu harian ini.

Langkah #1: Tentukan target

Menentukan target harian tidak harus serumit dan selengkap mungkin. Biasanya target diambil dari pekerjaan-pekerjaan yang masih pending, masalah-masalah yang belum selesai, janji dan hutang dalam bentuk apa saja, kebutuhan dan keinginan yang belum terpenuhi.

Ini beberapa contoh sederhana target harian:

1. Saya akan menyelesaikan semua tugas kerja yang masih pending
2. Saya akan mengantarkan anak ke rumah orang tua
3. Saya akan mengklarifikasi permasalahan itu dengan atasan saya
4. Saya akan pergi ke Bandung untuk jalan-jalan
5. Saya akan mencari komponen elektroknik yang diperlukan

Contohnya bisa ditambahkan lagi yang sesuai dengan target-target tertentu dalam keluarga Anda. Misal membeli rumah lagi, investasi, menyekolahkan anak ke sekolah terbaik, pergi haji atau umroh, dan sebagainya.

Langkah #2: Tentukan prioritas

Tidak semua target bisa dikerjakan dalam satu waktu. Karenanya harus disusun prioritas target mana yang harus didahulukan deadlinenya.

Berikut contoh target yang sudah disusun berdasarkan prioritas.

1. Penting dan mendesak
    - Saya akan mengklarifikasi permasalahan itu dengan atasan saya

2. Penting dan tidak mendesak
    - Saya akan menyelesaikan semua tugas kerja yang masih pending
    - Saya akan mengantarkan anak ke rumah orang tua untuk berlibur

3. Tidak penting tapi mendesak
    - Saya akan pergi ke Bandung untuk jalan-jalan

4. Tidak penting dan tidak mendesak
    - Saya akan mencari komponen elektroknik yang diperlukan untuk memperbaiki radio tape


Langkah #3: Tentukan deadline

Target penyelesaian ditentukan berdasarkan prioritas, perkiraan tersedianya waktu, tenaga, dan pikiran untuk menyelesaikan target harian tersebut.

Misalnya:

Target #1: Saya akan mengklarifikasi permasalahan itu dengan atasan saya
Deadline: besok/tanggal ...
Resource: saya, anak buah saya, rekan kerja, atasan saya, dokumen-dokumen terkait

Target #2: Saya akan menyelesaikan semua tugas kerja yang masih pending
Deadline: Jumat/tanggal ...
Resource: saya, anak buah (Doni), office boy, sekretaris departemen, bagian keuangan, dokumen terkait

Target #3: Saya akan mengantarkan anak ke rumah orang tua
Deadline: liburan semester/tanggal:
Resource: saya, istri, anak saya, mobil, bbm, tol, parkir

Dan seterusnya.


Langkah #4. Kerjakan atau delegasikan!

Setelah target dan deadline ditentukan, langkah selanjutnya adalah mengerjakan atau mendelegasikannya. Dalam prakteknya, pengerjaan ini bisa dilakukan sendiri atau dengan orang lain sesuai target yang sudah ditentukan.

Jika dilakukan dengan orang lain, maka akan dibutuhkan keahlian komunikasi efektif dan negosiasi. Insya Allah akan diulas di artikel mendatang.

Jika didelegasikan, pastikan orang yang akan mengerjakannya paham instruksi Anda, memiliki alat dan keahlian yang dibutuhkan untuk mengerjakannya, diberikan waktu pas (tidak kurang dan tidak lebih, meskipun di Anda sendiri akan memberikan toleransi keterlambatan tapi tidak banyak dan tidak diinformasikan kepada orang itu) untuk mengerjakannya, dan diberikan otoritas/kewenangan yang diperlukan terkait penyelesaian tugas itu.

Misal:

Tugas 4. Tidak penting dan tidak mendesak
             - Saya akan mencari komponen elektroknik yang diperlukan untuk memperbaiki radio tape

Delegasi ke: Pak Udin
Briefing      : Besok/hari/tanggal...

Serahkan setiap tugas pada ahlinya.

Hasil penyelesaian diusahakan bisa tepat seusai target yang diharapkan tidak kurang dan tidak lebih. Misalnya targetnya adalah mengklarifikasi masalah dengan atasan. Jika masalah sudah diklarifikasi dengan baik, maka cukup sampai di situ pengerahan resources yang ada.

Jika ada target lain misalnya akan meminta kenaikan karir, maka kembali dbuat sebagai target, ditentukan prioritasnya, deadlinenya, dan baru beraksi.

Langkah #5. Feedback & Continuous Improvement/Lesson learnt

Semua hasil penyelesaian target baik yang berhasil atau yang gagal disimpan dalam suatu history yang sederhana saja. Minimal untuk mengingatkan kalau nanti ada target yang serupa atau sama, bisa melakukan langkah-langkah suksesnya atau menghindari langkah-langkah gagalnya.

Demi masa, sesungguhnya manusia itu benar-benar dalam keadaan merugi (celaka), kecuali orang-orang yang beriman, beramal shalih, saling menasehati dalam kebenaran, dan saling menasehati dalam kesabaran.”

Itulah 5 langkah rahasia manajemen waktu sukses. Jika kelima langkah ini sudah jadi bagian kehidupan sehari-hari maka akan keluar secara alami/ natural. Dan Anda pun bisa melakukan pengembangan sesuai kebutuhan.

Keep improve dan salam sukses dalam manajemen waktu Anda!

5 Langkah Manajemen Waktu Rahasia Sukses:
Target - Prioritas - Deadline - Kerjakan/delegasikan - Feedback

Penulis: Wahyu D.P. - Certified Associate in Project Management (CAPM)